1) Sage

Étape 1 : Calcul des appels (action comptable)

Le comptable prépare les appels dans Sage sur la base du PV d'assemblée générale (budgets votés, appels travaux, emprunts). Il positionne les montants dans les bons types d'appels et lance un calcul qui ventile par lot et par tantièmes.

Sans ce calcul, aucun appel n'est généré, y compris pour les charges courantes. Les appels sont généralement calculés pour deux exercices lors du traitement du PV afin de couvrir un éventuel décalage d'AG.

Étape 2 : Comptabilisation

Un automate comptabilise les appels 15 jours avant la date d'exigibilité. Le comptable peut également déclencher la comptabilisation manuellement, selon le même processus que l'automate.

Les appels et les régularisations doivent être comptabilisés pour être transmis à IONI.

--Nombre d'appels comptabilisés

select count(*) from TPCAPPELFOND t0
inner join TPCTYPEFOND t1 on t1.oid = t0.oidTypeFond
where t0.dateEmission = Convert(DateTime,'[DATE AU FORMAT AAAA-MM-JJ] 00:00:00',120)
and (exists (select top 1 oid from TECRITURE u0 where u0.oidAppelFond = t0.oid and typeEcriture <> 0) or t0.montantAppel = 0)

--Nombre de régularisations comptabilisées

select count(*) from TPCAPPELFOND t0
inner join TPCTYPEFOND t1 on t1.oid = t0.oidTypeFond
inner join TEXERCICE t2 on t2.oid = t0.oidExercice
where t0.dateEmission = Convert(DateTime,'[DATE AU FORMAT AAAA-MM-JJ] 00:00:00',120)
and (t1.natureAppel = 3 or t1.natureAppel = 5)
and pcRegulValide = 1
and (exists (select top 1 oid from TECRITURE u0 where u0.oidAppelFond = t0.oid and typeEcriture <> 0) or t0.montantAppel = 0)

Étape 3 : Transmission à IONI

Déclenchement : Sage génère les données des appels comptabilisés.

Envoi : 

• chaque document est envoyé sous forme de message distinct dans la queue fr_sergic_editique_sage_generation_documents (autour de 19h chaque jour).
• Contenu des messages :
  • Header : numéro client, référence immeuble, type de document
  • Body : données comptables du document

--Nombre d'appels adressés

select count(*) from TPCAPPELFOND t0
inner join TPCTYPEFOND t1 on t1.oid = t0.oidTypeFond
inner join TPCREGROUPEMENTAPPELS t2 on t2.oid = t0.oidRegroupementAppels
where t0.dateEmission = Convert(DateTime,'[DATE AU FORMAT AAAA-MM-JJ]:00:00',120)
and pcInhiberMessage = 0

--Nombre de régularisations adressées

select count(*) from TPCAPPELFOND t0
inner join TPCTYPEFOND t1 on t1.oid = t0.oidTypeFond
inner join TPCREGROUPEMENTAPPELS t2 on t2.oid = t0.oidRegroupementRegul
where t0.dateEmission = Convert(DateTime,'[DATE AU FORMAT AAAA-MM-JJ]:00:00',120)
and (t1.natureAppel = 3 or t1.natureAppel = 5)
and pcInhiberMessage = 0

2) IONI 

Traitement : Chaque message est enrichi avec des données provenant de Maya, telles que : 

• dématérialisation 
• Informations agence
• Informations immeuble
• Adresse client. 

3) WM et carbone.io 

Envoi des données : Les informations enrichies sont transmises à carbone.io. 

Génération des documents : Un fichier PDF est généré pour chaque message individuellement. 

4) Stockage des fichiers 

Dépôt initial : Les fichiers générés sont déposés sur GCS dans le bucket "ioni_externalisation_prd/import " par WM.

Le nom du fichier est structuré ainsi : typeFichier_referenceImmeuble_referenceExterne_referenceClient_externalisation 

5) Batch pour le traitement des fichiers 

Déclenchement : Le batch sur sergic-documents est event-driven et se lance dès qu’un fichier est déposé dans le bucket. Étapes du traitement : 

• Ajout du fichier à la GED dans le bon dossier avce les metadonnées appropriées
• Déplacement dans le dossier "ioni_externalisation_prd/erreur" quand sergic_documents n’a pas réussi à traiter le fichier  
• Déplacement du fichier dans "ioni_externalisation_prd/envoi_postal" si le client souhaite une externalisation.
  • Conditions pour l’externalisation : 
    • La fin du fichier contient : 
      • O : Externalisation complète du document 
      • 1 : Externalisation uniquement de la première page 

6) Externalisation  

• 2 fois par semaine : Mardi et jeudi + le jour de l'externalisation Maya 

• Transfert des fichiers sur l’url https://www.merci-facteur.com/app_catalog/front/apps/2/upload  

• Commande : gsutil -m cp -r "gs://ioni_externalisation_prd/envoi_postal/*" . 

• Une fois les fichiers transférés, il faut les supprimer du dossier “ioni_externalisation_prd/envoi_postal"